Aanleiding: rapportages voldoen niet altijd aan de standaarden
Het ministerie van BZ rapporteert over zijn activiteiten onder meer aan de OESO, de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling. In deze rapportages verantwoordt BZ hoeveel officiële ontwikkelingshulp Nederland verstrekt – de zogeheten Official Development Assistance (ODA). De rapportages voldoen echter niet altijd aan de OESO-standaarden. Er zijn veel verschillende Word-formulieren hiervoor, de benamingen van activiteiten zijn te lang en vaak niet in het Engels geformuleerd. Bovendien gebruikt BZ afkortingen die extern niet goed te volgen zijn; bijvoorbeeld IGG, een naam van een BZ-directie.
Interventie: applicatie IMPACT
BZ heeft een applicatie ontwikkeld, IMPACT, waarmee gebruikers kunnen rapporteren over hun activiteiten. Deze komt in de plaats van de vele Wordformulieren. De applicatie heeft daarnaast nog andere voordelen zoals meer controle over de activiteitencyclus. Dit onderzoek richt zich op 3 interventies voor de registratie van activiteiten om te voldoen aan de OESO-eisen:
- lengte van de activiteitsnamen: de ruimte voor een beschrijving is maximaal 150 tekens
- de taal: de invulvelden in IMPACT zijn in het Engels geformuleerd, zodat gebruikers zelf ook eerder in het Engels schrijven
- afkortingen: IMPACT geeft de waarschuwing ‘must be readable for external stakeholders’ om gebruikers aan te sporen alleen standaardafkortingen te gebruiken, zoals UNICEF of WHO
Methode: vergelijking registratie met en zonder applicatie
Iedere beleidsdirectie en post in het buitenland met een eigen budget om beleidsdoelen te halen is een budgethouder. Vanaf mei 2022 konden pilotdeelnemers (15 van de 120 budgethouders) hun activiteiten registreren via IMPACT. Het effect van de applicatie is getest door activiteitsnamen te vergelijken die zijn geregistreerd op de oude en de nieuwe manier. Bekeken zijn effecten die eenvoudig kwantitatief te meten zijn: de lengte van de namen, de gekozen taal en de afkortingen. Dat betekent niet dat dit de belangrijkste beoogde effecten zijn van IMPACT.
Resultaat: betere rapportages
In 2022 was 20% van de activiteitsnamen volgens de oude methode 150 tekens of langer. Dat geldt voor zowel pilotdeelnemers als niet-deelnemers. Volgens de nieuwe methode was maar 3% te lang. De beschrijvingen via IMPACT hebben dus significant vaker de juiste lengte. De tekenslimiet dwingt tot inkorting. Dat er toch langere namen voorkomen is doordat ze soms (dan wel halverwege afgeknipt) ingekopieerd worden vanuit een ander bestand.
Figuur: Aandeel dat activiteiten ontwikkelingssamenwerking incorrect beschrijft
De beschrijvingen zijn bovendien vaker in het Engels geformuleerd. Van de namen die pilotdeelnemers in 2022 gaven aan ODA-activiteiten, was 1% in het Nederlands. Van de activiteiten die ze via de oude methode invoerden, was dat 7% – een statistisch significant verschil. Dat is overigens hoger dan bij de niet-pilotdeelnemers (zij schreven 2% in het Nederlands). Dat komt waarschijnlijk doordat in de pilotgroep relatief veel Haagse directies zitten, en weinig buitenlandse posten, waar de voertaal eerder niet-Nederlands is.
Het aandeel niet-standaardafkortingen in activiteitsnamen is niet lager voor IMPACT; zelfs significant hoger, namelijk 62% en met de oude methode was dat onder pilotdeelnemers 37%. Het is wel substantieel lager dan voor de niet-pilotdeelnemers (92%). De beschreven waarschuwing in IMPACT schiet hier dus tekort. Dit is mogelijk te verklaren doordat het voorheen handig was een drieletterige BZ-afkorting te gebruiken om te kunnen filteren op directie of post. Dit is met IMPACT niet meer nodig.
Impact: duidelijker en transparanter
Met de applicatie rapporteert BZ korter en vaker in het Engels. Het gebruik van niet-standaardafkortingen vraagt nog aandacht. Betere naamgeving leidt tot meer transparantie over de resultaten van ontwikkelingssamenwerking, bijvoorbeeld voor burgers, beleidsmakers, partners en andere donoren.