Aanleiding: tijdschrijven is een doorlopend aandachtspunt

De NEa heeft verschillende interne procedures opgesteld om te borgen dat de verantwoordingseisen worden gehaald. Eén daarvan is een wekelijkse deadline voor het registreren van de gewerkte uren. Uit onderzoek is gebleken dat medewerkers goed weten waarom dit belangrijk is en zij hebben ook de intentie om het op tijd te doen. Toch schiet het er nog wel eens bij in.

Interventie: zorgvuldig getimede en motiverende herinneringsmail met link

Medewerkers krijgen elke maandagochtend vroeg een herinneringsmail (prompt) met een wisselende, motiverende boodschap als onderwerp. Het is de bedoeling dat deze mail zo ver mogelijk bovenaan in de inbox staat wanneer de medewerker aan de werkweek begint. Het begin van een werkweek geeft nieuwe energie en is een kansrijk moment om je intenties waar te maken (timing). In de mail staat hoeveel procent van medewerkers vorige week op tijd was met de urenverantwoording (sociale norm), met daarbij een compliment en/of aanmoediging, afhankelijk van dat resultaat. Bovendien wordt in de mail het tijdschrijven gebracht als een ‘ontspannen overgang van het weekend naar de werkweek’ (framing) en wordt de lezer verleid om het direct te doen en daarmee de eerste klus van deze week alvast af te vinken. Om dat te vergemakkelijken bevat de mail tot slot een duidelijke call to action-knop met een rechtstreekse link naar het tijdschrijfprogramma (fluency).

Methode: veldexperiment met voor- en nameting bij een interventie- en een controlegroep

Alle medewerkers van NEa zijn (handmatig) toegewezen aan één van beide groepen: de controlegroep (n=35) en de interventiegroep (n=38). Er is een voormeting gehouden gedurende drie weken. Vervolgens is de interventie gedurende drie weken ingezet bij de interventiegroep en is gemeten hoe beide groepen scoorden (nameting). Vergeleken is het aantal medewerkers dat uren heeft geregistreerd vóór de wekelijkse deadline die de NEa hiervoor stelt in haar interne procedure.

Resultaat: verbetering waarneembaar, maar te weinig proefpersonen om effect statistisch aan te tonen

Met dit beperkte aantal proefpersonen is het effect niet statistisch aan te tonen. Wel is te zien dat (gedurende de drie weken waarin de interventie is uitgevoerd) het gemiddelde aantal medewerkers dat op tijd de gewerkte uren registreerde, gestegen is met 12%. De controlegroep steeg met 1%. Met een Chi-kwadraattoets zijn de verschillen tussen de controlegroep en de interventiegroep vergeleken. Hoewel het effect niet significant is (p>0,05), is er wel een trend waarneembaar (p<0,1). Bovendien heeft 20% van de interventiegroep spontaan te kennen gegeven dat zij door de herinneringsmail zijn geholpen.

Impact: organisaties kunnen baat hebben bij een vergelijkbare aanpak

Veel organisaties worstelen met het tijdschrijven door de medewerkers. Wanneer inertia, uitstelgedrag en de mate van herinnering daar een belangrijke rol in hebben, kan het zin hebben een vergelijkbare herinneringsmail te versturen. Gezien de positieve resultaten van het experiment, wordt deze interventie nu ook breder ingezet bij de NEa. Er is nog meer onderzoek nodig om de effectiviteit ook statistisch te onderbouwen.