Aanleiding: uitstelgedrag onder agrarische ondernemers bij indienen opgave

Agrarische ondernemers zijn verplicht jaarlijks gegevens aan te leveren voor de landbouw­telling en mestwetgeving. Op hetzelfde moment kunnen zij ook subsidie aanvragen. Dit geheel heet de Gecombineerde opgave. De meerderheid wacht tot de laatste twee weken voor de deadline van 15 mei, waardoor overbelasting ontstaat van de servers en de telefonische helpdesk. Hierdoor zijn de uitvoeringslasten hoger en de kwaliteit van de dienstverlening lager dan gewenst is. Iets minder dan de helft van de ondernemers schakelt een advies-of accountantsbureau in; de rest vult de opgave zelfstandig in.

Interventies: naast de deadline ook een streefdatum

In de gedragsliteratuur zijn meerdere verklaringen te vinden voor het uitstelgedrag dat de ondernemers laten zien. Denk aan de present bias, de planning fallacy, de intention-behaviour gap en het gegeven dat het voor de meeste ondernemers een moeilijke, saaie taak is zonder feedback of snelle beloning. Gegeven de Europese regels staat de uitbetalingsperiode vast. Eerder indienen van de opgave betekent niet dat de subsidies eerder uitbetaald worden. Daarom zijn we tijdens het veldonderzoek opzoek gegaan naar andere gedragsfactoren die we mogelijk konden beïnvloeden.

Uit dit onderzoek kwam onder andere naar voren dat over de jaren heen de deadline van 15 mei een belangrijk focuspunt geworden was. De ondervraagden spraken niet over de gecombineerde opgave maar over de mei-telling. Verder leek de doelgroep behoefte te hebben aan informatie over drukke en rustige dagen. Op basis hiervan zijn in 2016 vier verschillende versies van brieven uitgestuurd om de ondernemers te stimuleren eerder in te dienen:

• de standaardbrief (controlegroep)
• een brief met streefdatum 22 april naast de deadline van 15 mei
• een brief met streefdatum 29 april naast de deadline van 15 mei
• een brief met een piek-en daldagenkalender.

In 2017 zijn wederom vier verschillende brieven uitgetest, ditmaal onder de doelgroep zonder een advies-of accountantsbureau. Te weten:

• de standaardbrief (controlegroep)
• Interventie: streefdatum 7 april naast de deadline van 15 mei
• Interventie: eerder indienen = eerder afhandelen (NB de interventie betekende dus niet eerder betalen maar alleen eerder afhandelen)
• Interventie: verkorte checklist om ondernemers te helpen hun gegevens van te voren te verzamelen zodat zij de Gecombineerde opgave in een keer kunnen invullen.

Methode: RCT

De interventie is getest in een gerandomiseerd gecontroleerd experiment. In 2016 heeft de totale populatie aan agrarische ondernemers op basis van random toewijzing één van de vier brieven ontvangen (controlegroep N= 18.150; streefdatum 22 april N= 18.150, streefdatum 29 april N=18.150 en kalender N=18.148). In 2017 heeft de groep van agrarische ondernemers die de opgave zelf invult op basis van random toewijzing één van de vier brieven ontvangen (controlegroep N= 5.094; eerder afhandelen N= 5.073, streefdatum 7 april N=5.059 en checklist N=5.064).

Resultaat: streefdatum is effectief

In 2016 reduceerden alle interventies het uitstelgedrag, maar alleen voor de groep boeren die de opgave zelf indienen. Voor de groep die een advies-of accountantsbureau inhuurt werd dus geen effect gevonden. De brief met de streefdatum van 22 april had de grootste impact. Hierdoor diende 7% minder ondernemers de gecombineerde opgave gedurende de laatste twee weken in. In 2017 leidt de streefdatum onder deze doelgroep wederom tot een verschuiving van 7% weg uit mei naar de periode ervoor. Het resul­taat van 2016 werd gerepliceerd! De impact van de andere interventies was beperkt.

In zowel 2016 als 2017 is een enquête onder de doelgroep gehouden met vragen over het experiment. Op de vraag die ging over de redenen om je aan streefdatum te houden scoorde in beide jaren het antwoord “de datum hielp mij om het invullen niet tot het laatste moment uit te stellen” het hoogst (respectievelijk 37% en 32%).

Impact: streefdatum leidt tot vervroegde indiening

In 2017 hebben we per experimentele groep naar de serverbelasting op de drukste dag gekeken. Voor de groep met de streefdatuminterventie vonden we dat de server belasting daar 7% lager lag. De gegevens over de belasting van de telefonische helpdesk kon niet per experimentele groep worden geanalyseerd. Wel weten we dat de gemiddelde wachttijd bij de telefonische helpdesk op de piekdag in 2016 maar liefst 24 minuten was. In 2017 bleef dat op de piekdag beperkt tot minder dan 6½ minuut.

Dit resultaat is toe te rekenen aan het totaal aan maatregelen wat genomen is in 2017, waaronder ook een vervroegde openstelling van de opgave met een maand. Deze vervroegde openstelling werkte vooral goed voor de ondernemers die gebruikte maakte van een advies-of accountantsbureau. 17,4% verschoof van mei naar de maanden ervoor. Voor de groep die de opgave zelf invult, lag dit percentage lager op 4,4%.  Gegeven de relatief grote impact versus de lage kosten en de populariteit onder de doelgroep van de streefdatum interventie, gebruikt RVO deze tegenwoordig standaard in de aanschrijving van de Gecombineerde opgave.