Aanleiding: veel vragenbrieven

Bedrijven die gebruik willen maken van de WBSO (een fiscale regeling voor Research & Development), moeten een aanvraagformulier invullen waarin zij een aantal vragen beantwoorden over hun voorgenomen R&D-projecten. De kwaliteit van de antwoorden is wisselend. Als gevolg hiervan moeten RVO-beoordelaars bij ongeveer een derde van de aanvragen een vragenbrief sturen om opheldering te krijgen over wat bijvoorbeeld de technische knelpunten zijn en waarom in een project sprake is van technische nieuwheid. Daarnaast is er ook veel contact per e-mail en telefoon met aanvragers.              

Interventie: aangepast aanvraagformulier

Er zijn interviews gehouden met beoordelaars van de aanvragen en met intermediairs die veel aanvragen indienen. Op basis van die gesprekken is het aanvraagformulier aangepast in samenwerking met BIT EZK/LNV. Er is bijvoorbeeld een vraag verwijderd omdat deze geen nieuwe informatie opleverde waarmee de aanvraag beter kon worden beoordeeld. Ook is de volgorde van de vragen gewijzigd. Daarnaast is in de formulering van de vragen en toelichtingen concreter gemaakt welke informatie de bedrijven moeten aanleveren om daarmee het indienen te vereenvoudigen.   

Methode: voor- en nameting

Er is een voor- en nameting gehouden. Het aantal brieven, e-mails en telefoontjes in 2018 (met het gewijzigde formulier) is vergeleken met de aantallen in 2017 (met het eerdere formulier).

Resultaat: minder brieven, e-mails en telefoongesprekken

Bij een van de drie beoordelingsteams waren er 15% minder vragenbrieven verzonden dan het jaar ervoor. Bij de andere twee teams was er geen significant verschil. Het aantal e-mails en telefoontjes per aanvraag is bij alle drie de teams gezamenlijk gedaald met respectievelijk 12% en 21%. In 2018 zijn er ook andere wijzigingen doorgevoerd om de uitvoering van de WBSO efficiënter te maken. Het is daarom onduidelijk in hoeverre de daling van het aantal contactmomenten met aanvragers is toe te schrijven aan de wijzigingen in het formulier. Ook het feit dat de effecten nogal verschilden per team suggereert dat andere factoren hierin hebben meegespeeld. Met een voor- en nameting is het niet mogelijk om daar een verder onderscheid in te maken.

Impact: lagere uitvoerings- en administratieve lasten

De kwaliteit van de aanvragen is verhoogd wat heeft geleid tot minder uitvoeringslasten voor RVO en minder administratieve lasten voor de WBSO-aanvragers. De interventie is direct opgeschaald zonder eerst een gecontroleerde test. Zoals hierboven beschreven kan daarom niet worden hard gemaakt of de gevonden effecten zijn toe te schrijven aan de interventie.

Kosten en baten

De kosten zijn zeer beperkt. Er is vooral tijd van medewerkers nodig geweest om het nieuwe formulier op te stellen. Dat is vervolgens op een zelfde wijze aangeboden als het oude formulier en dus zonder meerkosten.   

De resultaten suggereren dat er is bespaard op de uitvoeringskosten, maar daar is geen bedrag aan te koppelen.